Saiba por que você precisa adequar os contratos de trabalho da sua empresa à LGPD

Coautoria: Eduarda Fernandes | Estagiária de Direito

Sempre que uma empresa contrata novos colaboradores, há a coleta de diversos dados pessoais, que são essenciais para a criação do contrato de trabalho. Esse processo de admissão gera uma série de questionamentos. Perguntas como quais informações, exames ou documentos podem ser solicitados são cada vez mais comuns, principalmente devido às constantes alterações legislativas.

Mas, para além das dúvidas quanto a quais dados podem ser requisitados na contratação, com a promulgação da LGPD, Lei nº 13.709/2018, surgiram novas preocupações para as empresas, agora, relacionadas ao tratamento dos dados coletados, exigindo dos empregadores a adequação do contrato de trabalho a essa legislação.

Assim, é imprescindível que as empresas compreendam como a LGPD impacta o RH e o que é necessário para garantir sua adequação às exigências legais. Neste artigo, vamos apresentar os principais pontos que você deve se atentar para adequar os contratos de trabalho dos seus colaboradores à LGPD!

Navegue pelos tópicos do post:

• • • Mas o que é a LGPD e como ela afeta os contratos trabalhistas?
      
    • Solicite apenas as informações necessárias
    • Mas quais documentos não podem ser requeridos na admissão?
    • E quais documentos e informações podem ser solicitados?
    • Insira cláusulas de proteção de dados!

Mas o que é a LGPD e como ela afeta os contratos trabalhistas?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é a legislação que regula a coleta, o armazenamento, o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais. Essa legislação exige que o tratamento dos dados deve ocorrer, dentre outras hipóteses, quando necessário para a execução de contrato e quando necessário para atender aos interesses legítimos das partes.

Tendo em vista que os contratos de trabalho contêm informações pessoais dos funcionários, como nome, endereço, CPF, data de nascimento, número de RG, por exemplo, as exigências da LGPD também atingem os contratos de trabalho firmados ou a ser firmados, sendo indispensável que os empregadores compreendam a relevância da adequação.

Solicite apenas as informações necessárias

Um dos primeiros pontos que deve ser observado para a adequação dos contratos de trabalho à LGPD é que o empregador deve solicitar e armazenar apenas as informações, os documentos e os exames estritamente necessários e permitidos na seara trabalhista e que sejam indispensáveis para a execução do contrato.

Além disso, na coleta de dados, devem ser observados os princípios da finalidade, da adequação, da necessidade, da transparência e da segurança, de forma a limitar o tratamento de dados ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do vínculo entre as partes.

Nesse contexto, os empregadores devem saber quais documentos ou informações não podem ser solicitados no momento da admissão, a fim de evitar a coleta excessiva de dados pessoais dos candidatos, além da caracterização de práticas discriminatórias que acarretem multas.

Mas quais documentos não podem ser requeridos na admissão?

1. Exame de HIV;
2. Exames que comprovem gravidez ou esterilidade;
3. Registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
4. Dados de antecedente criminal;
5. Documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato.

E quais documentos e informações podem ser solicitados?

Dentre os documentos e informações que podem ser solicitados pelo empregador são a cópia do RG, do CPF, a CTPS, comprovante de residência, Cópia do certificado de reservista, atestado de saúde ocupacional, biometria para ponto eletrônico, entre outros, devendo-se sempre observar a real necessidade para a execução do contrato.

Adequar-se aos princípios da finalidade, adequação e necessidade é um dever das empresas no tratamento de dados pessoais dos seus colaboradores. Ao adotar essa postura, as empresas demonstram comprometimento com a proteção da privacidade e com a segurança das informações, estabelecendo uma relação de confiança e transparência com seus colaboradores.

Insira cláusulas de proteção de dados!

Além de solicitar apenas as informações, documentos e exames permitidos na seara trabalhista e necessários para a relação contratual, é fundamental que os contratos de trabalho contenham cláusulas específicas sobre proteção de dados, visando reforçar o compromisso das partes com a privacidade e a segurança das informações pessoais dos funcionários. As cláusulas de proteção de dados podem abordar diversos aspectos, tais como:

1. • Conformidade com a LGPD: O contrato de trabalho deve expressamente estipular que todas as partes envolvidas se comprometem a agir em conformidade com os princípios e com as diretrizes impostas pela LGPD.
     
     
   • Finalidade e limitação de uso: As cláusulas contratuais também devem especificar a finalidade para a qual os dados pessoais dos funcionários serão coletados e tratados, reforçando que o tratamento dessas informações será limitado àquilo que é necessário para a execução do contrato de trabalho e para o cumprimento das obrigações legais e regulatórias.
     
     
   • Consentimento: Quando aplicável, o contrato de trabalho pode conter cláusulas de consentimento, informando que o empregado está ciente e autoriza expressamente a coleta e o tratamento de seus dados pessoais para fins específicos relacionados à relação de trabalho.
     
     
   • Transferência de dados: Caso haja necessidade de transferir os dados pessoais do funcionário para outras empresas ou parceiros de negócio (como empresas de vale alimentação, vale transporte, planos de saúde, seguradoras, etc), é importante incluir cláusulas que estabeleçam as condições para essa transferência, assegurando que a mesma seja realizada de forma segura e em conformidade com a legislação aplicável.
     
     
   • Confidencialidade: Incluir cláusulas de confidencialidade no contrato de trabalho é essencial para estabelecer o dever de sigilo e a proibição de divulgação não autorizada dos dados oriundas do contrato de trabalho.

É importante que as cláusulas contratuais sejam redigidas de forma clara, objetiva e transparente, garantindo que tanto a empresa quanto o colaborador compreendam seus direitos e obrigações relacionados à proteção de seus dados pessoais.

Ficou em dúvida sobre algum ponto? Não deixe de seguir o CMRD Advogados nas redes sociais para ficar sempre por dentro de conteúdo jurídico para sua empresa. 🚀💙

Instagram: @cmrd.advogados | YouTube: youtube.com/cmrd.advogados

Você também pode deixar um comentário no texto.