Introdução
Nas relações comerciais, a confiança é um dos pilares fundamentais para o sucesso empresarial. Nesse sentido, a prestação de contas por parte dos administradores de sociedades se destaca como um princípio essencial. Este ato não apenas reforça a transparência nas operações empresariais, mas também assegura que todos os sócios tenham acesso às informações necessárias para avaliar a saúde financeira e a integridade da sua empresa.
Neste artigo, exploramos como ocorre a prestação de contas por parte dos administradores das empresas, bem como a responsabilidade destes, além de discutir como práticas sólidas nesse sentido não só fortalecem a governança corporativa, mas também promovem uma cultura de responsabilidade e confiança mútua entre os gestores, investidores e a sociedade como um todo.
Como deve atuar o administrador?
Inicialmente, é importante ressaltar o que a lei determina sobre como deve agir o administrador. O Código Civil especifica que o administrador da sociedade deverá ter, no exercício de suas funções, o cuidado e a diligência que todo homem ativo e probo costuma empregar na administração de seus próprios negócios.
Isso significa que o administrador deve conduzir a administração da sociedade utilizando o melhor de seus esforços, da mesma forma que utiliza em seus negócios pessoais.
Nesse contexto, observa-se o Business Judgement Rule, que consiste em uma regra de presunção de tomada de decisão de maneira informada, refletida e desinteressada, bem como baseada na boa-fé, durante a administração dos negócios, de maneira que a decisão tomada seja sempre visando ao melhor interesse da empresa.
Além disso, o Código Civil veda expressamente que exerçam funções de administrador os condenados a pena que vede o acesso a cargos públicos; ou por crime de falência, prevaricação, peita ou suborno, concussão, peculato; ou contra a economia popular, sistema financeiro nacional, normas de defesa da concorrência, relações de consumo, fé pública ou a propriedade, por todo o tempo que durar o efeito da condenação.
Essa previsão legal apenas ressalta a necessidade de que o administrador seja uma pessoa íntegra e honesta, que possa conduzir os negócios da melhor forma possível.
Como ocorrerá a prestação de contas pelo administrador?
O Código Civil determina que os administradores são obrigados a prestar contas justificadas de sua administração aos sócios, apresentando-lhes inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.
Dessa forma, a prestação de contas deve ocorrer de forma detalhada pelo administrador ao sócio, no mínimo, uma vez ao ano, e em prazo de até 4 meses após o término do exercício social, que é estipulado livremente pelos sócios, ainda que na maioria dos casos ocorra no dia 31 de dezembro.
Assim, fica evidente a necessidade de o administrador ser o mais transparente possível, principalmente em razão da possibilidade de ser responsabilizado por condutas inadequadas enquanto ocupar o cargo.
É importante destacar, ainda, que qualquer sócio possui direito de, a qualquer tempo, examinar os livros e documentos, e o estado da caixa e da carteira da sociedade. Logo, torna-se ainda mais evidente a necessidade de o administrador manter a transparência durante todo o tempo, tendo em vista que deve estar pronto para, a qualquer momento, mostrar as contas aos sócios da empresa.
O administrador assume alguma responsabilidade?
A importância de o administrador atuar de forma cuidadosa e diligente no exercício de suas funções é reforçada pela sua responsabilização perante terceiros diante de alguns atos. Dessa forma, o administrador pode receber sanções diante de algumas situações.
Via de regra, o administrador da empresa pode praticar todos os atos pertinentes à gestão da sociedade. A única exceção é referente à oneração ou venda de bens imóveis quando não fizer parte do objeto social da empresa, caso em que a decisão dependerá da maioria dos sócios.
Quanto à responsabilidade, o Código Civil afirma que o administrador responde solidariamente, isto é, junto com os sócios, perante a sociedade e eventuais terceiros prejudicados, por culpa no desempenho de suas funções.
Além disso, o administrador terá que restituir à sociedade ou pagar o equivalente aos créditos ou bens sociais aplicados em proveito próprio ou de terceiros sem consentimento escrito dos sócios. E caso a sociedade tenha algum prejuízo decorrente dessa operação, o administrador ainda responderá.
Por fim, o administrador que tomar parte em deliberações da sociedade que sejam contrárias aos seus interesses também está sujeito a sanções.
Um breve resumo
Assim, conclui-se que o administrador deve sempre empregar todo o cuidado e diligência de uma pessoa íntegra e honesta, de maneira a estar sempre preparado para mostrar as contas da empresa sempre que os sócios solicitarem.
De toda forma, ainda que não haja solicitação formal por parte dos sócios, o administrador deve prestar contas, no mínimo, uma vez ao ano, referente ao exercício social anterior.
Ademais, faz-se imprescindível tal observância às normas, visto que o administrador pode ser responsabilizado pelos danos causados à sociedade e a terceiros no exercício de suas funções. Por fim, devem os sócios fiscalizar atentamente os atos praticados pelo administrador, já que eventuais responsabilizações recairão também sobre eles de forma solidária.
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